Обратная связь докладчику: как помочь коллеге подготовиться к публичному выступлению

22 октября
Елена Шибаева, HR Marketing Specialist, DataArt, Вроцлав
Обратная связь докладчику: как помочь коллеге подготовиться к публичному выступлению
В моей предыдущей статье «Подготовка к конференции: как привести себя в форму» речь шла о том, где и как докладчик может прокачать навыки публичных выступлений. Обратную связь я тогда упомянула вскользь. Но без нее любые предварительные прогоны докладов имеют мало смысла. То, что сам докладчик может отследить, проговаривая текст без аудитории, — вершина айсберга, основные проблемы часто остаются скрыты. Помочь подтянуть отдельные аспекты может только человек, непредвзято оценивающий доклад со стороны. При этом давать обратную связь докладчику — такой же навык, как и выступать перед аудиторией. Это требует времени, тренировок и внимания к деталям. В этой статье я остановлюсь на том, как комментировать подготовленное выступление: как структурировать фидбек, что такое экологичный отзыв и какие шаблоны смогут упростить жизнь всем участникам процесса.

Кто дает обратную связь?

В английском есть емкое слово evaluator (дословно его можно перевести как «оценщик»). За ним стоит не тот, кто ставит докладчику оценку, а человек, способный рассмотреть выступление с разных сторон: содержание доклада и слайды презентации, интонирование, жестикуляцию и десятки других аспектов. Задача «оценщика» дать конкретные советы, как можно улучшить выступление.

Этот же термин — evaluator — часто используют в англоязычных профессиональных сообществах для докладчиков. Для тех, кто выполняет эту роль, существуют специальные инструкции и даже целые системы обучения обратной связи. Можно ли научиться ей самостоятельно? Да. Проще ли это сделать внутри профессионального сообщества? Тоже да — это могут быть Toastmasters International или Agora Speakers. Но я расскажу, что все-таки можно сделать, если они недоступны, а коллегам, которым предстоит выступать перед незнакомой аудиторией, хочется помочь.

Цель обратной связи для спикера

За последние пять лет я побывала, наверное, на семи десятках прогонов. И заметила, что в отзывах тех, кто пришел помочь в подготовке выступления, появляются, если не преобладают, оценочные суждения. Порой форма обратной связи и вовсе оказывается токсичной. При этом мы, кажется, привыкли (во всяком случае, в международных IT-компаниях наверняка успели привыкнуть), что менеджеры и тимлиды, дающие фидбек любому из членов команды, держатся в определенных рамках. У обратной связи, например, внутри проекта есть четкие правила, нам понятно, чего в такой беседе с коллегой допускать нельзя. Почему-то при обсуждении доклада многие из нас легко отступают от этих правил и быстро забывают о принципах экологичного общения.

Важно помнить, что даже заслуженный докладчик сотни конференций — прежде всего человек. Он может быть ранимым, и несмотря на опыт, ему может быть страшно выйти к аудитории с новой темой. Возможно, он пребывает в сомнениях по поводу отдельных элементов своего доклада. Поэтому мы должны быть осторожны и донести обратную связь безопасно.

Но начнем с целей, ведь если они неясны, в процессе обратной связи легко потеряться. Какие же цели могут быть у обратной связи после доклада:

  • Мотивировать докладчика. Автор доклада, выходя на прогон, часто подсознательно хочет услышать, что он все делает правильно. И даже если презентация или текст нуждаются в корректировке, общее одобрение и подтверждение того, что автор двигается в нужном направлении, очень важно.
  • Скорректировать выступление. Иногда докладчику можно помочь не только точнее расставить акценты и увереннее держаться на сцене, но и посмотреть на тему доклада под новым углом — скажем, с позиции коллеги другой специализации из его же команды. Сюда же можно отнести и закрепление хороших презентационных навыков.
  • Помочь развитию докладчика. Т. е. помочь ему выступить лучше, чем в прошлый раз. Такой подход лучше всего работает, когда у вас есть возможность наблюдать за докладчиком постоянно и отслеживать его прогресс. Это бывает не так сложно: опыт показывает, что на территории одной страны костяк спикеров внутри компании меняется не так часто. Приходят новые люди, но ядро достаточно долго сохраняется. Кроме того, в сети можно найти видео докладов большинства конференций, тем более сейчас, когда почти все они перешли в онлайн-режим. Конечно, посмотреть запись выступлений человека, на прогон к которому вы собираетесь, всегда полезно.

Бутерброд, BOFF и другие методы структурированной обратной связи

Предполагаю, что эту статью читают и те, кто хорошо знаком с управлением проектами. Вероятно, словосочетание «обратная связь» у большинства из них вызывает в памяти «модель бутерброда», Wrap, SOR или BOFF. Все эти методики могут отлично работать, когда обратной связи ждет коллега по проекту, но для общения с докладчиком часто оказываются неэффективны. И вот почему.

Рассмотрим пример «модели бутерброда». Упрощенно она выглядит так: похвалить — скорректировать — похвалить. Важно закончить на позитивной ноте, чтобы не отбить у собеседника желание развиваться. В принципе последнее вполне отвечает одной из целей, которые мы ставим перед собой, давая фидбэк докладчику.

Но что если мы для наглядности представим конкретную ситуацию? Допустим, спикер, сконцентрировавшись на тексте доклада, стоит на сцене как приклеенный? Вероятно, мы захотим донести до него, что он кажется зажатым. В то время как использование пространства сцены создает впечатление уверенности, которое позволяет аудитории понять, насколько свободно он ориентируется в предмете разговора.

Обратная связь в рамках модели бутерброда при заданных выше параметрах будет выглядеть так: 
«Ты молодец, потому что взял интересную тему — она соответствует аудитории и действительно позволит слушателям узнать нечто новое. Твой голос звучит уверенно и смысловые акценты ты делаешь именно там, где это необходимо. Но чтобы казаться увереннее, тебе не стоит оставаться на месте, лучше использовать пространство сцены. Хотя в целом доклад все равно отличный, ведь кроме тебя, никто в таком ключе об этом не рассказывает».

Понятно — вроде скорректировать не мешало бы, но и поддержать нужно. Только внутри этой модели мы упускаем важный для докладчика момент: «как улучшить навыки выступления и на что обратить внимание». Все потому, что самое главное утопает в «сладких булках» похвалы. Докладчик рискует не заметить совета — он просто порадуется тому, насколько хорош. Значит, вместо «бутерброда» вы накормите его приторной пахлавой — а ведь он пришел скорее за бизнес-ланчем, чем за десертом. При этом в отличие фидбэка внутри проекта, здесь важна очень быстрая реакция на критику — времени на то, чтобы мысленно вернуться к вашему разговору у собеседника уже не будет.

Тем не менее, привычные модели общения можно специально корректировать. Давайте рассмотрим на примере близкого лично мне метода BOFF (behavior — outcome — feeling — future). Если изложить его суть в опять-таки максимально упрощенном виде, получим следующее:

Behavior — описание поведения собеседника (в нашем случае докладчика).

Outcome — описание результата, к которому такое поведение привело.

Feeling — описание чувств, которые при этом испытал коллега (или оценивающий — в нашем случае).

Future — предложение, что можно изменить, чтобы стало лучше (в случае с докладчиком можем заменить на «рекомендации на будущее»).

Разберем ту же ситуацию с перемещением по сцене внутри этой модели.

«Ты приклеился к трибуне, где у тебя стоит ноутбук с презентацией. — Как следствие, ты не двигаешься по сцене. — Это вызывает во мне чувство, что ты не помнишь свой доклад, а значит, не вполне компетентен в том, о чем говоришь. — Хорошо бы в следующий раз использовать пространство, т. е. с помощью движения расставить в твоем выступлении дополнительные акценты. Это даст аудитории почувствовать, что ты не плаваешь в теме, а наоборот, чувствуешь себя в ней, как рыба в воде.»

Не правда ли, звучит лучше? Отзыв получается более структурированным — понятно, к чему в принципе ведет обратная связь от вас. Однако и здесь есть жирный минус — мы говорим о том, как исправить ошибки, но не подчеркиваем хорошее, что также стоило бы сделать.

Саймон Синек, или От простого к сложному

Саймон Синек известен как автор книги «Начни с „почему?“», в которой он описал метод золотого круга. Этот золотой круг состоит из трех вопросов: Что? Как? Почему? И если метод BOFF с ходу запомнить достаточно сложно, то здесь все значительно проще. Для разговора с докладчиком достаточно его немного трансформировать: из «Что? Как? Почему?» в «Что? Почему? Как?».

Почему именно в таком порядке? Потому что обратную связь докладчику проще донести, используя логическую цепочку:

Что сказал/сделал → Почему это понравилось/не понравилось → Как закрепить/исправить.

Для оценки выступления понадобится лист бумаги, расчерченный на три колонки: «Что?», «Почему?», «Как?». Во время прогона его легко заполнить. В своей практике я чаще всего заполняю два первых столбца, а в третьем проставляю символы «+», «-», «?». Плюс, если знаю, что посоветовать, Минус, если не знаю, поскольку никогда с подобным не сталкивалась. Знак вопроса, если сомневаюсь в рекомендации или наоборот могу предложить несколько вариантов, но не уверена, какой из них подойдет докладчику.

Сколько человек должно быть на прогоне?

Если речь о докладе на тему, связанную с soft skills, вполне достаточно одного. Если мы говорим о языках программирования, фреймворках, конкретных инструментах разработки или тестирования, выступление лучше оценивать вдвоем. Один человек смотрит на подачу материала и другие не технические нюансы, другой может сосредоточиться на технической части, фактически исполняя роль реального участника конференции. Естественно, что для этого лучше всего подойдет коллега, глубоко понимающий конкретную тему. Совсем хорошо, если он при этом не забудет, насколько глубокого знания описанной технологии вы ожидаете от аудитории доклада — критиковать доклад для студентов с позиции эксперта будет не совсем корректно.

Мелочи жизни, или Дьявол в деталях

Здесь я не открою Америку, кому-то перечисленные пункты покажутся предсказуемыми и даже банальными. Но я все-таки советую обратить на них особенное внимание — из-за одного не проработанного момента весь доклад может получиться скомканным. Каждое из описанных направлений можно дробить и на более узкие. Но думаю, должно хватить и этого простого набора вопросов.

Материал и аудитория. Понятен ли объем и способ сбора материала, доступен ли этот материал аудитории? И главное, соответствует ли презентация заявленной теме, совпадают ли ожидания от доклада с реальностью?

Структура. И еще раз структура. Есть ли у доклада выраженные начало, середина и конец (выводы)? Понятна ли центральная часть доклада, насколько она структурирована сама по себе?

Взаимодействие с аудиторией. Есть ли моменты, предполагающие интеракцию со слушателями? Насколько органично они встроены в общую канву выступления, не нарушают ли логики самого доклада? Не открою секрета, но все элементы вовлечения в хороших докладах выверены до секунды. Докладчик должен понимать, когда аудиторию пора активизировать, когда наоборот стоит помочь людям сосредоточиться.

Движение на сцене и жестикуляция. Естественно, когда они в принципе уместны. Если выступление предполагает параллельное объяснению написание кода, было бы странно ожидать, что докладчик будет прыгать по сцене. Не нужно механически пытаться заставить его двигаться во что бы то ни стало.

Голос. Слышно ли докладчика из любой части зала? Или понять, о чем речь, можно только из первого ряда? Не кажется ли выступление монотонным? Или докладчик использует модуляции голосом?

Долгие паузы и неуместные звуки. Могут ли особенности речи помешать восприятию доклада? Экает ли докладчик? Или например, цокает? Нет делает ли пауз, за время которых аудитория успеет забыть начало предложения?

Слова-паразиты и словарный запас. Если выступление длится дольше 10-15 минут, в речи почти каждого докладчика можно выделить слова и выражения, к которым он питает отчетливую слабость. Это могут быть профессиональные термины, эмоциональные междометия или целые вставные конструкции, например: «Это понятно?» Важно выловить такие нюансы и при необходимости помочь подобрать синонимы к словам, которые встречаются в докладе слишком уж часто.

Как отслеживать весь набор элементов во время презентации? Главное, не усложнять процесс. Берем все тот же лист А4 и чертим таблицу. По вертикали вписываем критерии оценки по приведенному выше списку. По горизонтали — я обычно черчу четыре строки: «срочно», «терпимо», «хорошо» и «комментарии».

  • «Срочно» — что необходимо исправить, иначе воспринимать доклад сложно. Я специально никогда не называю эту строку словом «плохо», чтобы было проще избегать его в разговоре с докладчиком после прогона.
  • «Терпимо» — отмечаю, если в этом пункте есть что улучшить, но и в нынешнем виде на качестве выступления отдельный недостаток не отражается критически.
  • «Хорошо» — докладчика важно похвалить, за что — всегда найдется. Но, как и все хорошее, положительные моменты легко забываются. Чтобы не упустить их в обратной связи, я стараюсь отмечать их не менее внимательно, чем недочеты.
  • «Комментарии» — шпаргалка из одного-двух слов: о чем сказать докладчику при разборе выступления.

Чем больше докладов оцениваешь, тем проще подстраивать подобные схемы под себя. Любую таблицу можно оптимизировать для более быстрого заполнения и удобного чтения. Кто-то вместо «срочно», «терпимо» и «хорошо» пользуется 10-балльной шкалой. Но я думаю, переходить к такому способу стоит, когда, с одной стороны, вы достаточно развили навык оценки выступлений, с другой — хотя бы немного знаете докладчика. В такой ситуации баллы от 1 до 10 по конкретным параметрам позволяют точнее и легче отслеживать прогресс коллеги.

Заключение

В любом хорошем выступлении должна быть поставлена точка. Поэтому и в статье я попробую резюмировать основные мысли:

  • Обратная связь должна быть конкретной, аргументированной и нетоксичной.
  • Навык давать обратную связь докладчику нужно нарабатывать.
  • Обратная связь приносит пользу как докладчику, так и тому, кто оценивает выступление. На чужих ошибках можно многому научиться, как минимум, будет легче попробовать их не повторить.
  • Перед тем как давать обратную связь коллеге, хорошо потренироваться на докладах найденных на просторах YouTube. Необязательно брать выступления длиною в час и более. Начинать лучше с малого.